规章制度

各基层党支部：

为进一步规范学院公文处理程序，提高公文质量和效率，确保公文规范性、严肃性和权威性，根据自治区有关规定，结合学院实际，现将进一步规范公文处理程序，提高公文质量有关事宜通知如下。

一、学院公文处理工作基本情况

从总体上看，学院各级各部门坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，贯彻落实习近平总书记关于新疆工作尤其是视察新疆工作的重要讲话和重要指示精神，贯彻落实以习近平同志为核心的党中央治疆方略、特别是社会稳定和长治久安总目标，贯彻落实自治区党委决策部署和自治区党委教育工委、教育厅工作安排，准确表达文件要求，制定措施切实可行，有力推动了学院各项工作顺利开展。但也有个别系（部）、处（室）负责人审核把关不严，提请以学院党委、行政名义发文政治站位不高，一些固定表述不准确、不严谨；有些文稿事前没有征求意见，或相关意见没有沟通协调一致，导致制定的一些措施可行性、操作性不强；有的文件内容冗长、词不达意，缺乏针对性、有效性；有的公文格式不规范，甚至有些文稿经常出现错字、别字、病句等硬伤。

存在问题的主要原因：

一是领导重视程度不够。个别系（部）、处（室）对公文处理工作重视不够，导致文稿存在政治站位不高，指导性、操作性不强等问题，不符合公文相关规定。

二是理论学习不系统。从反映的问题看，个别系（部）、处（室）文件起草审核人员政治理论功底不扎实，学习不深入，对部分理论和固定表述理解不深，理论水平有待提高。

三是责任心不强。个别系（部）、处（室）文稿起草人责任心不强，不注意细节，文稿审核人员缺乏精品意识，标准不高、要求不严，甚至出现语句不通顺，内容不连贯等错误。

四是审核把关不严。个别系（部）、处（室）工作不认真、不严肃，未严格落实公文审核把关制度，对工作造成不良影响。

二、常用公文文种

（一）决定：下行文。用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通知：下行文。用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（三）通报：下行文。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，如表彰通报、批评通报、情况通报等。

（四）报告：上行文。用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

（五）请示：上行文。用于向上级机关请求指示、批准。“请示”要一文一事，事前请示。

（六）批复：下行文。用于答复下级机关请示事项。

（七）函：平行文。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（八）纪要：下行文。用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文常用格式

公文写作格式严格按照自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅关于印发《自治区党委、自治区人民政府公文格式标准》（新党厅字〔2012〕64号）的通知要求执行。

（一） 版面 

采用国际标准A4型，成品尺寸为210mm*297mm。版面上空37mm、下空35mm，左空28mm、右空26mm，允许误差正负1mm。每页22行，每行28个字，为方便印制，每页行数可视情况增加或减少一至二行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。

（二）字号

1.标题用方正小标宋简体2号字体，居中，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号；多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型，每行词意完整，长度适宜，间距恰当。

2.副标题、日期用楷体GB-2312 3号字体；副标题中的人名，两个字的中间加开二个字，三个字及以上的中间不加开。

3.正文用仿宋GB-2312 3号字体；数字用Times New Roman 3号字体。

（三）单位名称、日期

有发文权限的部门，署名和成文日期用仿宋GB-2312 3号字体；成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文部门署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。一般交流发言和汇报材料，单位名称、日期用楷体GB-2312 3号字体，置于标题下方，正文上方，居中，单位名称、日期与标题、正文各空一行。

（四）页码

页码置于版心下边缘外侧，用宋体4号字体，左右各放一条4号一字线，如：“-1-”“-2-”。

（五）行间距 

段前0行，段后0行，行间距28-30磅。段尾单字不成行,单行不成页。

（六）结构层次 

1.一级标题：黑体3号字体，如：一、二、；

2.二级标题：加粗，楷体GB-2312 3号字体，如：（一）、（二）；

3.三级标题：加粗，仿宋GB-2312 3号字体，如：1. 2.；

4.四级标题：加粗，仿宋GB-2312 3号字体，如：（1）（2）。

（七）附件

如有附件，用仿宋GB-2312 3号字体，位于正文和发文机关署名之间，与正文空开一行，“附件：”左空二字，后接排附件名称，名称后不加标点符号。如多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.****”）。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。附件应当另页编排，并在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用黑体3号字体顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件数序号和附件标题应与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。

（八）版记部分

如有抄送机关，用仿宋GB-2312 4号字体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期用仿宋GB-2312 4号字体，编排在上下分隔线之间，印发机关左空一字，使用全称或标准化简称，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。

四、进一步做好公文处理工作的有关要求

（一）加强领导，增强责任意识。公文处理是各系（部）、处（室）的基础性工作，直接关系到职能履行和作用发挥，关系到学院形象和权威，必须高度重视，尽职尽责。要加强学习，认真学习公文处理知识，掌握公文处理的基本原则，熟悉公文处理程序和要求，提高本系（部）、处（室）办文质量和效率。要强化责任意识，各系（部）、处（室）主要负责人要履行第一责任人职责，确保把好关口。要建立防错机制，文件校核要责任到人、交叉校核、多层把关，降低错误发生率。办文人员必须讲政治、重原则、懂规矩，吃透中央和自治区的政策精神，准确把握学院党委、行政要求和领导意图，要结构严谨、表述准确、思路清晰、任务具体。对不重视各类文字材料，审核把关不严，出现不同程度错误的，发现一起，问责一次。

（二）提升素质，提高公文质量。公文质量的高低，直接反映学院工作的科学化水平和参谋服务能力，影响到学院决策力和执行力，办文人员必须按照规范的环节、规定的程序去做。要加强理论武装，深入学习领会习近平新时代中国特色社会主义思想，深入贯彻落实党的二十大精神，学习习近平总书记关于新疆工作尤其是视察新疆工作的重要讲话和重要指示精神，学习党中央治疆方略、特别是社会稳定和长治久安总目标，学习自治区党委决策部署和自治区党委教育工委、教育厅工作安排，注意研究中央、自治区政策，不断提高理论政策水平，增强公文针对性、指向性和有效性；要认真阅读有关文件，明确政策界限，符合党和国家的方针政策、法律法规和上级机关的有关规定，清楚公文的性质、行文目的、任务和范围；要加强业务工作的学习、研究，成为行家里手，为学院党委、行政决策和服务师生提供有力保障。印发前必须对公文的审批手续、内容、文种、格式等基本要素进行认真复核，严把公文最后一道关口，做到内容正确，表述准确，格式规范，确保公文出口“零差错”“零失误”。

（三）严格公文程序，落实工作流程。需要以学院党委、行政名义制发的公文，至少提前3个工作日将电子版和纸质版公文报送党政办公室，一般合同类和重要制度类公文还需学院法律顾问审核，党政办公室工作人员审校后报请党政办公室主任（副主任）审校，再报请学院党委、行政主要领导审签，各系（部）、处（室）不得请学院党委、行政主要领导提前签发后再报党政办公室发文。所报送公文须从政策法规、公文格式、文字表述等方面进行审核把关，对文种使用不标准、格式体例不规范、公文质量不过硬、行文内容不严谨、审批手续不完善的公文，退回重办。

（四）加强涉密文件管理，提高安全意识。要时刻绷紧安全保密这根弦，建立严格的涉密文件登记、管理制度。上级部门印发的涉密性文件，由党政办公室统一保管处理，不得翻印、拍照等。凡需要办理涉密文件工作内容的系（部）或处（室），由负责人到学院保密室抄录相关内容，并加盖学院证明章，待工作处理完毕后将抄录内容归还学院党政办公室专职保密员进行存档或销毁。学院制发的延伸秘密文件，必须按照要求在规定时间内交回，不擅自复制销毁，不擅自扩大或缩小阅读范围等，确保不发生失泄密事件。有发文权限的部门，决不允许在互联网计算机上处理涉密文件，根据工作要求，配备必备的涉密计算机、保密设备，涉密文件必须专人专柜专管。