规章制度

第一章  总  则

第一条  为提高学校党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化水平，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合学校实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称公文分为校内公文和校外公文，校内公文是指由学校党政办公室印发的具有法定效力和规范体式的公务文书；各二级学院（部）、处（室）基于工作需要向学校请示、报告事项的公文及各二级学院（部）、处（室）之间用于商洽工作的函件，可归入校内公文范畴，但不具备法定效力。校外公文是指由上级党政机关及其他党政机关、企事业单位、群团组织下发或送达给学校的公文。

第三条  公文处理指公文拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序地工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  各二级学院（部）、处（室）应当高度重视公文处理工作，指定专人负责公文处理，认真遵守本办法。

第六条  学校党政办公室是学校公文处理的管理机构，主管学校公文处理工作，并对各二级学院（部）、处（室）的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第七条  学校公文种类主要有：

（一）决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销二级学院（部）、处（室）不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求各二级学院（部）、处（室）执行或周知的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况等。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作或各二级学院（部）、处（室）向学校汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关或各二级学院（部）、处（室）向学校请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复二级学院（部）、处（室）请示事项。

（九）函。适用于学校与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标识。使用发文单位全称或者发文单位全称加“文件”二字组成。联合行文时，发文单位标识可以并用联合单位标识名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。学校的发文单位文号主要有以下几种：

1.以学校党委名义行文，用“新能党”文号；以学校党委办公室名义行文，用“新能党办”文号。

2.以学校名义行文，用“新能院”文号；以学校办公室名义行文，用“新能院办”文号。

3.各二级学院（部）、处（室）以学校党政名义行文，根据业务的不同，分别用“新能党组发”“新能党宣发”“新能院教发”“新能党学发”等文号。

4.以中国共产党新疆能源职业技术学院纪律检查委员会，及其他群团组织名义行文，用“新能党纪发”“新能团发”等文号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

    （十）附件。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

（十四）印发单位和印发日期。公文送印单位和送印日期。

（十五）页码。公文页数顺序号。

第九条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条  公文用纸采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十二条  行文应当确有必要，讲求实效。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

（一）中共新疆能源职业技术学院委员会、新疆能源职业技术学院可以向上级党政机关和下级党政组织行文。

（二）学校党政办公室根据学校党政授权，可以向学校各基层党总支、党支部和二级学院（部）、处（室）行文。

（三）学校党政其他职能部门在各自职责范围内可以向学校各基层党总支、党支部和二级学院（部）、处（室）行文通报情况、安排专项工作。

（四）中共新疆能源职业技术学院纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级纪检委行文。

（五）新疆能源职业技术学院工会委员会，可以根据隶属关系向上级工会或下级分工会行文。

（六）共青团新疆能源职业技术学院委员会，可以根据隶属关系向上级共青团或下级团总支行文。

（七）学校各基层党总支、党支部和二级学院（部）、处（室）一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

（八）同级各基层党总支、党支部和二级学院（部）、处（室）必要时可以联合行文。

第十四条  学校各二级学院（部）、处（室）向学校请示，应当一文一事。不能在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。除特殊情况外，请示应当送党政办公室按规定程序处理，不能直接呈送学校领导本人。

第十五条  以学校名义上报的公文，根据上报事项的内容由相关职能部门或学校草拟、提交，需要会签的，由拟稿部门先发送会签部门会签。学校党政办公室负责对公文文稿进行审核，并呈送学校主要领导审批签发。

第十六条  以学校名义发送的公文，经学校主要领导审批签发的公文，由党政办公室进行编号排版。拟稿人对编排稿校对无误、党政办公室检查无误后印制成公文。电子公文由党政办公室负责发布。

第五章  公文拟制

第十七条  公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。

第十八条  公文起草应做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关职能部门意见，达成一致后才能起草。

（七）各二级学院（部）、处（室）负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。

第十九条  公文文稿签发前，应当由拟稿部门进行初审、党政办公室进行复核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关职能部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十条  经审核不宜发文的公文文稿，党政办公室退回起草单位并说明理由；经审核可以发文但不符合行文规则的公文，党政办公室退回起草部门修改后重新报送。凡经签发的公文，不得随意删改，如有疑义，可向签发人提出意见，经签发人同意后才能更改。凡未经签发的公文一律不得下发或上报。

第二十一条  学校决定的行政常规工作、会议通知等以学校党政办公室名义向二级学院（部）、处（室）下发的公文，由学校党政办公室负责人签发。

二级学院（部）、处（室）在各自职责范围内通报情况、安排专项工作的公文，由学校各二级学院（部）、处（室）负责人签发。各二级学院（部）、处（室）向学校上报的请示、报告，由各二级学院（部）、处（室）主要负责人签发。如需以学校名义发文，由各二级学院（部）、处（室）拟出初稿，党政办公室负责对文稿进行审核把关，报学校主要领导审批签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第六章  公文办理

第二十二条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条  收文办理主要程序是：

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（一）党政办公室对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，并注明签收时间。

（二）党政办公室对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。通过会议途径收到的公文，收文者回学校后应及时交党政办公室登记处理。

（三）对上级单位下发或交办的公文，由党政办公室提出拟办意见，呈学校党政领导批示后及时交有关部门办理。

（四）对学校各二级学院（部）、处（室）上报的需要办理的公文，党政办公室应当进行初审。初审的重点是：是否应由学院办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

对不符合本办法规定的公文，即有下列情况之一者，经党政办公室负责人批准后，可以退回呈报部门并说明理由。

1.内容不符合国家的法律、法规和其他有关规定的；

2.要求办理或解决的事情不属学院职权范围或不应由学院受理的；

3.无特殊情况和理由而越级请示的；

4.内容涉及有关部门但未与有关部门协商、协调，或者不符合会签程序的；

5.一文多事，多头请示的；

6.报告中夹带请示事项的；

7.不使用学校发文标识或不盖印章的；

8.其他违反《党政机关公文处理工作条例》及本办法的。

（五）对符合本办法规定的公文，党政办公室应当及时提出拟办意见送学校党政领导批示或交有关部门办理，需两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

（六）党政办公室根据领导批示和工作需要将公文及时传阅办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（七）承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应当及时退回党政办公室并说明理由。

（八）党政办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，送学院党政领导批示或交有关部门办理的公文，党政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。督促承办部门按期办结。

第二十四条  发文办理主要程序是：

发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。

（一）草拟公文要求

1.符合国家法律法规、党和国家方针政策及有关规定。

2.情况确定、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

4.人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应当先引发文单位和标题，再引发文字号；再次引用该公文，可以只引文号，不引标题。日期应当写明具体的年、月、日。

5.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“⒈”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。

6.公文中必须使用国家法定计量单位。

7.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

8.公文中的数字，除部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩短语和具有修辞色彩的词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

9.草拟公文须用电脑打印文本，使用学校统一印制的发文稿纸。发文笺上的主办部门和拟稿人，紧急程度，秘密等级，会办部门，主送、抄送部门，文件标题等栏目必须书写清楚。

10.送审的文稿，必须附上文稿引用和涉及的有关文件、法规或材料。

（二）凡正式公文，在呈学校党政主要领导审批签发之前，均应由呈报部门负责人核稿；涉及其他部门职权范围内的事项需要会签的，由呈报部门提出会办部门并送有关部门负责人审核、会签；会办部门要对会办公文认真审核并提出具体明确的会办意见并签名；然后再送党政办公室统一复核、审核。审核、复核的重点是：是否需要行文；是否符合国家法律法规、党和国家方针政策及有关规定；与学校过去发出的公文是否重复、矛盾；提出的措施和要求是否明确具体、切实可行，是否已与有关部门会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定，不符合有关规定的退回拟稿部门修改或不予发文。

（三）除有关组织、人事、纪检、监察等带保密性质的公文外，未经党政办公室审核的公文，一般不得直送学校党政主要领导审核。凡未经学校党政主要领导签发的公文一律不得下发或上报。部分公文根据学校党政主要领导授权，分管校领导、党政办公室负责人或有关职能部门负责人也可签发。凡经领导签发的公文，不得随意删改，如有疑义，可向签发人提出自己的意见，经签发人同意后才能更改。

（四）公文正式印制前，应由党政办公室进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

（五）公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（六）纸质公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。电子公文经核查后，直接由党政办公室根据工作进行。

第七章  公文管理

第二十五条  公文由学校党政办公室统一签收、审核、用印、归档和销毁；公文阅读和传达范围按有关规定执行。各二级学院（部）、处（室）应当建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文作用。

第二十六条  涉密文件不得翻印、拍照。建立严格的涉密文件登记、管理制度，凡需要办理落实涉密文件工作内容的二级学院（部）或处（室），由负责人到学校保密室抄录相关内容，并加盖学校证明章，待工作处理完毕后将抄录内容归还学校党政办公室专职保密员进行存档或销毁。

第二十七条  公文的撤销和废止，由发文部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十八条  涉密公文应当按照发文部门的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第二十九条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；部门拆分或撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案室。

工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十一条  新设立的部门应当向学校党政办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并、拆分或撤销时，相应进行调整。

第八章  公文归档

第三十二条  公文办理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条  须归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理（立卷），确保归档公文的齐全、完整，正确反映本部门的主要工作情况，以便于保管和利用。

第三十四条  联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复印件。

第三十五条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案室移交。

第三十六条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十七条  没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销。

第九章  附  则

第三十八条  本办法由学校党政办公室负责解释，自下发之日起施行。